UMUT ONURLU ÖNDERLER YETİŞTİRME VAKFI
 KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
 
  • GİRİŞ
  • UMUT ONURLU ÖNDERLER YETİŞTİRME VAKFI (Bundan Sonra “UMUT VAKFI” olarak anılacaktır.) kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde başta Anayasa’nın 20. maddesinde düzenlenen özel hayatın gizliliğini temel almak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumaya azami önem atfetmektedir. Bu çerçevede UMUT VAKFI, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesine özen göstermekte, tüm planlama ve faaliyetlerinde bu anlayışla hareket etmektedir. 
 
Kişilerin, Kişisel Verilerinin güvenliğinin sağlanması UMUT VAKFI’nın öncelikli hedeflerindendir. Bu nedenle, kişilerin Kişisel Verilerinin güvenli şekilde işlenmesi ve bu verilere hukuka aykırı biçimde gerçekleşebilecek her türlü erişimin veya sızıntının engellenmesi amacıyla, yürürlükteki mevzuatlara uyumlu olarak gerekli güvenlik tedbirleri UMUT VAKFI tarafından alınmaktadır.
 
  1. POLİTİKA’NIN AMACI
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın (“Politika”) amacı, KVKK ’nın amacına uygun olarak tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde UMUT VAKFI’nın yükümlülükleri ile uyacağı usul ve esaslar hakkında Kişisel Veri Sahiplerini bilgilendirmektir. Politika’nın amacı doğrultusunda, UMUT VAKFI tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin korunması ve işlenmesi faaliyetlerinde mevzuatlara tam uyumun sağlanması ve Kişisel Veri Sahiplerinin özel hayatın gizliliği ve veri güvenliği hakkının korunması hedeflenmektedir.
 
1.2 POLİTİKA’NIN KAPSAMI 
Bu Politika; gerçek kişi olmak kaydıyla Vakfımız ile bağlantısı olan kişiler, üyeler, ziyaretçiler için hazırlanmıştır ve bu belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. UMUT VAKFI tarafından bu Politikayı internet sitesinde yayımlama amacı, kişisel verilerin korunması ve işlenmesi faaliyetlerinde ve veri güvenliği konusunda Veri Sahiplerini bilgilendirmektir. Hangi sıfatla olursa olsun tüzel kişilere bu Politika uygulanmayacaktır. 
Bu Politika, yukarıda belirtilen Veri Sahipleri için, kişisel verilerinin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla UMUT VAKFI tarafından işlenmesi halinde uygulanacaktır. Verinin aşağıda belirtilen kapsamda “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya UMUT VAKFI tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetinin yukarıda belirtilen yollarla olmaması halinde bu Politika uygulanmayacaktır. 
 
1.3 TANIMLAR
Bu Politika’nın uygulanmasında kullanılan kavramlar aşağıda yer verilen anlamları ifade eder:
Açık Rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.
Aydınlatma Yükümlülüğü Veri sorumlusunun, kişisel verilerini işlediği kişilere, bu verilerinin kim tarafından, hangi amaçlarla ve hangi hukuki gerekçelere dayanarak işlenebileceği, kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği hususunda bilgi vermesi yükümlülüğüdür. 
İlgili Kullanıcı Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini ifade eder.
Kişisel Verilerin İşlenmesi Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.
KVK Kurulu Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’dur.
Kişisel Veri Sahibi Kişisel Verisi (Özel nitelikli kişisel veriler dahil) işlenen herkesi ifade eder.
Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
Kurum/ Denetim Mekanizması Kurul ve Başkanlıktan oluşan Kişisel Verileri Koruma Kurumudur.
Otomatik Olarak Veri İşleme Bilgisayar, telefon, saat vb. işlemci sahibi cihazlar tarafından yerine getirilen, yazılım veya donanım özellikleri aracılığıyla önceden hazırlanan algoritmalar kapsamında insan müdahalesi olmadan kendiliğinden gerçekleşen işleme faaliyetidir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.
Sicil Veri Sorumluları Sicili’dir.
UMUT VAKFI UMUT ONURLU ÖNDERLER YETİŞTİRME VAKFI
Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Veri işleyen gerçek veya tüzel kişidir. 
Veri Kayıt Sistemi Kişisel Verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.
Veri Kategorisi Kişisel verilerin ortak özelliklerine göre gruplandırıldığı veri konusu kişi grubu veya gruplarına ait kişisel veri sınıfıdır.
Veri Konusu Kişi Grubu Veri sorumlusunun kişisel verilerini işlediği ilgili kişi grubudur.
Veri Sorumlusu Kişisel Verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
 
1.4 POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ
UMUT VAKFI tarafından düzenlenerek 01.05.2024 tarihinde yürürlüğe giren Politika ilkeleri, UMUT VAKFI’na ait kurumsal web sitelerinde yayımlanarak Veri Sahiplerinin erişimine sunulur.
 
  • KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
  • KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
UMUT VAKFI, KVKK uyarınca kişisel verileri güvenli bir şekilde saklamak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü idari ve teknik tedbiri alır. Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin alınan idari ve teknik tedbirler, UMUT VAKFI’e ait Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda ayrıntılı olarak düzenlenmektedir.
 
  • DENETİM
UMUT VAKFI, yukarıda açıklanan veri güvenliğinin tesisi ve alınan tedbirlerin düzenliliğini ve devamlılığını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. UMUT VAKFI tarafından alınan teknik tedbirlerin denetimi yılda altı aylık periyodik dönemlerde yetkili kişilerce, idari tedbirler ise UMUT VAKFI’nın yetkilendirdiği kişilerce denetlenir.
 
  • GİZLİLİK 
Veri İşleyen’in görevi kapsamında öğrendiği kişisel verileri, KVKK ve Politika hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamaması ve işleme amacı dışında kullanmaması amacıyla UMUT VAKFI tarafından gerekli tüm idari ve teknik tedbirler alınır. Bu bağlamda vakıf çalışanları için KVKK ve Politika hakkında bilgilendirme ve eğitim çalışmaları yürütülür, ilgili çalışanların işe alınma süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik sözleşmeleri imzalatılır. Yine dışarıdan alınan hizmetleri sunan Tedarikçilere ve Veri İşleyenlere politikalar tebliğ edilerek Gizlilik Taahhütleri alınır.
 
  • KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ İFŞASI
UMUT VAKFI tarafından işlenen kişisel verilerin kanuna uygun olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, UMUT VAKFI, bu durumun KVK Kurulunca belirlenen süreler dahilinde Veri Sahibine ve KVK Kuruluna bildirilmesi için gerekli işlemleri yürütür. KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde bu durum KVK Kurulunun internet sitesinde ya da KVK Kurulu tarafından uygun görülecek başka bir yöntemle ilan edilir.
 
 
 
  • İLGİLİ KİŞİLERİN YASAL HAKLARININ GÖZETİLMESİ
UMUT VAKFI, ilgili kişilerin Politika ve Kanun’un uygulanması ile ilgili tüm yasal haklarını gözetir ve bu haklarının korunması için gerekli tüm önlemleri alır.
 
  • ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. UMUT VAKFI, Özel Nitelikli Kişisel Verilerin, başkaları tarafından öğrenildiği takdirde Veri Sahibi’nin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikte veriler olmasının farkındalığında olup bu sebeple hukuka uygun olarak işlenen bu tür kişisel verilerin korunması için, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemleri hassasiyetle alır. Bu çerçevede; sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir ayrı bir politikaya (Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Güvenliği Politikası) sahiptir.
 
  • KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASI
  • KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASINDA GENEL İLKELER
UMUT VAKFI tarafından Kişisel Veriler, KVKK ve bu Politikada öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenir. UMUT VAKFI, kişisel verileri işlerken aşağıdaki ilkelere uyar.
 
  • Hukuka, Dürüstlük Kurallarına ve Şeffaflık İlkesine Uygun Olma 
UMUT VAKFI, kişisel verileri ilgili mevzuatlara ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun olarak işler ve bu sınırlar içerisinde kullanır. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca UMUT VAKFI, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate alır. Veri Sahibinin beklemediği ve beklemesinin de gerekmediği sonuçların ortaya çıkmasını önleyici şekilde hareket eder. İlke uyarınca ayrıca veri sahibi için söz konusu veri işleme faaliyetinin şeffaf olmasını sağlar; aydınlatma ve uyarı yükümlülüklerine uygun hareket eder. 
 
  • Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma
UMUT VAKFI, Veri Sahiplerinin temel haklarını ve meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin, doğru ve güncel olmasını sağlar. Bu kapsamda verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması, doğruluğunun teyit edilmesi, güncellenmesinin gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi gibi hususları özenle dikkate alır. UMUT VAKFI, her zaman kişisel veri sahibinin bilgilerinin doğru ve güncel olmasını temin edecek kanalları açık tutar. Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, UMUT VAKFI’in menfaatlerini koruduğu gibi Veri Sahibi’nin temel hak ve özgürlüklerinin korunması bakımından da gereklidir.
 
  • Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme 
UMUT VAKFI, veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirler ve bu amacın hukuka uygun olmasını sağlar. Amacın hukuka uygun olması, UMUT VAKFI’in işlediği kişisel verilerin, faaliyet gösterdiği vakfın amaçlarıyla bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelir. UMUT VAKFI, belirttiği bu amaçlar dışında başka amaçlarla veri işleme yapmaz. Bu itibarla, kişisel veri işleme amaçlarının açıklandığı hukuki işlem ve metinlerde belirlilik ve açıklık ilkesine uyumda hassasiyet gösterir.
 
 
  • İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı, Ölçülü ve Gerekli Olması
UMUT VAKFI, işlenen kişisel verilerin, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olmasına dikkat eder ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan verilerin işlenmesinden kaçınır, mevcutta olmayan ve sonradan gerçekleşmesi düşünülen amaçlarla kişisel veri toplamaz veya işlemez. Ayrıca işlenen veriyi sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olanla sınırlı tutar. Ölçülülük ilkesi kapsamında, veri işleme ile gerçekleştirilmesi istenen amaç arasında makul bir denge kurar. 
 
  • İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme 
UMUT VAKFI ilgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre bulunması halinde bu sürelere uyum gösterir; aksi durumda kişisel verileri, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. UMUT VAKFI tarafından bir kişisel verinin daha fazla saklanması için geçerli bir sebep olmaması durumunda söz konusu veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin prosedürler UMUT VAKFI’in Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda ayrıntılı olarak düzenlenmektedir.  
 
  • Bütünlük ve Gizlilik İlkelerine Uygun Olma 
UMUT VAKFI tarafından kişisel veriler, kaybolmaya, imha edilmeye, hasara uğramaya karşı veya kişisel verilerin korunmasına ilişkin uygun ölçüde güvenliğin sağlanabilmesi amacıyla gerekli teknik ve idari önlemler alınarak işlenmektedir. 
 
  • Hesap Verilebilirlik İlkesine Uygun Olma 
UMUT VAKFI, vakıf faaliyetlerinde kişisel verilerin korunması kurallarına uygun yükümlülüğünü yerine getirmiş olup herhangi bir şikayet veya re’sen inceleme geçirdiği takdirde bu önlemlerin alındığını, denetim kurumlarına ispatlayan belgeleri sunabilecektir.
 
  • KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI 
UMUT VAKFI kişisel verileri Veri Sahibi’nin açık rızası olmaksızın işlemez. Kişisel veriler yalnızca aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde Veri Sahibi’nin açık rızası aranmaksızın işlenebilir:
 
  • Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
UMUT VAKFI, kanunların açıkça öngördüğü hallerde kişisel verileri Veri Sahibi’nin açık rızasını aramaksızın işleyebilir.
 
  • Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Rızasını Açıklayamayacak Durumda Bulunan veya Rızasına Hukuki Geçerlilik Tanınmayan Kişinin Kendisinin ya da Bir Başkasının Hayatı veya Beden Bütünlüğünün Korunması için Zorunlu Olması 
UMUT VAKFI, rızanın açıklanamadığı ya da geçerli olmadığı hallerde kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verileri açık rıza aramaksızın işleyebilir. 
 
 
  • Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan Doğruya İlgili Olması Kaydıyla, Sözleşmenin Taraflarına Ait Kişisel Verilerin İşlenmesinin Gerekli Olması 
UMUT VAKFI, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olarak sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda, hayatın olağan akışı gereği, bu amaçla sınırlı olmak üzere Veri Sahibi’nin kişisel verilerini açık rıza aramaksızın işleyebilir.
 
  • UMUT VAKFI’in Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Zorunlu Olması
UMUT VAKFI, Veri Sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmek için zorunlu olduğu hallerde Veri Sahibi’nin kişisel verilerini açık rıza aramaksızın işleyebilir. 
 
  • İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Olması
UMUT VAKFI; Veri Sahibi’nin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verilerini, Veri Sahibi tarafından alenileştirilen ve böylelikle herkes tarafından bilinebilecek hale gelen bu tür verilerin işlenmesinde korunması gereken hukuki yararın ortadan kalktığı kabul edilmesi sebebiyle alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işleyebilir. 
 
 
  • Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması
UMUT VAKFI hukuken meşru bir hakkın kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olduğu hallerde Veri Sahibi’nin kişisel verilerini açık rıza aramaksızın işleyebilir. 
 
  • İlgili Kişilerin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Kaydıyla, Atöylemiz Tarafından Meşru Menfaatleri İçin Veri İşlenmesinin Zorunlu Olması
UMUT VAKFI, Veri Sahibi’nin KVKK ve Politika kapsamında korunan temel hak ve özgürlerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerinin temini için kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda Veri Sahibi’nin kişisel verilerini işleyebilir. UMUT VAKFI, kişisel verilerin korunmasına ilişkin temel ilkelere uyulması ve UMUT VAKFI ile kişisel veri sahiplerinin menfaat dengesinin gözetilmesi konusunda gerekli hassasiyeti göstermektedir. Meşru menfaatten kasıt; meşru, Veri Sahibi ’nin temel hak ve özgürlüğü ile yarışabilecek düzeyde etkin, belirli ve halihazırda mevcut olan bir menfaattir. UMUT VAKFI, Veri Sahibi ’nin haklarına zarar gelmemesi için ek koruyucu tedbirler almaktadır. Atöylemizin menfaati ile ilgili kişinin temel hak ve özgürlükleri arasında makul bir denge sağlanmaktadır.
 
 
 
  • ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
UMUT VAKFI, özel nitelikli kişisel verileri Veri Sahibi’nin açık rızası olmaksızın işlemez. Özel nitelikli kişisel veriler yalnızca aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir: 
 
  • Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
Veri Sahibi’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri, kanunların açıkça öngördüğü hallerde Veri Sahibi’nin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
 
  • KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMA ŞARTLARI
UMUT VAKFI, kişisel verileri gerekli güvenlik önlemlerini alarak KVKK’nun 8. ve 9.  maddeleri uyarınca aşağıda belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak üçüncü kişilere aktarabilmektedir:
  • Veri Sahibi’nin açık rızasının olması,
  • Kanunlarda kişisel verinin aktarılmasına ilişkin açık bir düzenleme olması,
  • Veri Sahibi’nin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel veri aktarımının zorunlu olması ve ilgili kişinin fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyor olması,
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılmasının gerekli olması, 
  • UMUT VAKFI’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımının zorunlu olması,
  • Kişisel verilerin, Veri Sahibi tarafından alenileştirilmiş olması,
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri aktarımının zorunlu olması, 
  • Veri Sahibi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, UMUT VAKFI’nın meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımının zorunlu olması.
 
Özel nitelikli kişisel veriler ise, aşağıdaki şartlardan birine dayalı ve sınırlı olarak yeterli önlemler alınmak kaydıyla aktarılabilmektedir:
  • İlgili kişinin açık rızasının olması,
  • İlgili kişinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri söz konusuysa kanunlarda bu verilerin aktarılmasına ilişkin açık bir düzenleme olması.
 
 
  • KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ VE VERİ KONUSU KİŞİ GRUPLARI
  • Kişisel Veri Kategorileri
Kişisel veriler UMUT VAKFI tarafından aşağıdaki şekilde kategorilendirilerek işlenmektedir:
Kimlik Ad-Soyad, T.C. Kimlik Numarası ve/veya Pasaport Numarası ve/veya Geçici T.C. Kimlik Numarası, doğum yeri ve tarihi, medeni hal, cinsiyet, meslek, imza ve gerçek kişileri tanımlayabilen diğer kimlik verileri
İletişim Adres (ikametgah, iş yeri), telefon numarası (bildirilen ev/iş yeri sabit ve/veya mobil telefon numaraları), elektronik posta adresi, sosyal medya hesapları, IP adresi ve sair iletişim verileri
Özlük Özgeçmiş, unvan bilgileri; işe giriş-çıkış belgesi kayıtları; sosyal güvenlik/emeklilik bilgileri, bordro bilgileri ve sair özlük verileri
Fiziksel Mekan Güvenliği Güvenlik kamerası kayıtları ve sair fiziksel mekan güvenliği verileri
Finans UMUT VAKFI ‘in kişisel veri sahipleri ile kurmuş olduğu her türlü finansal ilişkinin sonucunu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap bilgisi, kredi kartı bilgisi, ve sair mali bilgiler
Görsel ve İşitsel Kayıtlar Kişisel veri sahiplerinin fiziksel mekan güvenliği kapsamı dışında alınan fotoğraf/kamera verileri
Haberleşme Kayıtları UMUT VAKFI’in iletişim ve bilişim sistemleri üzerinden elde edilebilen haberleşme verileri: Kurumsal telefon görüşme kayıtları, kurumsal posta ve e-posta kayıtları ve içerikleri vb.
Veri Konusu Kişi Grupları
 
Bu Politika ve Kanun’un korumasından sadece gerçek kişiler faydalanabilmektedir. Bu kapsamdaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki şekilde gruplandırılmıştır: 
Çalışan Adayı Umut Vakfı’na herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini muayenehanemizin incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir.
ÜYE Vakfımıza üye olan kişiler.
Ziyaretçi İnternet sitesini ziyaret eden veya vakfımızda ziyaret amacıyla kişisel veri paylaşan kişiler.
Çalışan UMUT VAKFI bünyesinde çalışan bireylerdir.
 
  • KİŞİSEL VERİLERİ TOPLAMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
  • KİŞİSEL VERİLERİ TOPLAMA YÖNTEMİ 
Kişisel Verileriniz, UMUT VAKFI tarafından yetkilendirilen gerçek ya da tüzel kişiler tarafından “VERİ İŞLEYEN/İŞLEYİCİ” sıfatıyla; sözlü, yazılı, kamera ve fotoğraf kaydı alınmak sureti ile fiziki ve elektronik ortamda kaydı tutularak, KVKK’ nun öngördüğü durumlarda açık rızanızın alınması sureti ile işlenmektedir.
  • İş başvuru formları,
  • Personel bilgi formları,
  • UMUT VAKFI’e ibraz edilen muhtelif belgeler,
  • UMUT VAKFI’e iletilen posta ve e-postalar,
  • Kurumsal telefonlar, 
  • Fotoğraf/Video kayıtları,
  • Web Siteleri,
  • Log Kayıt Cihazları (Firewall),
  • Üyelik Formları,
  • Üye Bilgi Formları,
  • Sunucusu Yurt Dışında bulunan hizmet sağlayıcıları (whatsapp/instagram/facebook/messanger/linkedin/youtube/zoomus/Google/Hotmail/yahoo vs.).
 
 
  • KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASININ HUKUKİ SEBEBİ
UMUT VAKFI kişisel verileri, Kanun’un 5. ve 6. maddeleri uyarınca aşağıda belirtilen hukuki sebeplerden birine dayanarak toplamaktadır:
  • İlgili kişinin açık rızası,
  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi; 
  • Kişisel verinin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
  • Veri Sahibi’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri söz konusuysa bu veriler kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi, operasyon ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla olması,
  • UMUT VAKFI’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
  • İlgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, UMUT VAKFI tarafından meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
 
 
  • KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
6.1 Veri Konusu Kişi Gruplarının Kişisel Veri Kategorilerine İlişkin İşlenme Amaçları İle Eşleştirilmesi
Yukarıda tanım ve kapsamları verilen veri konusu kişi gruplarının kişisel veri kategorilerine ilişkin işlenme amaçları ile eşleştirilmesi aşağıda sunulmaktadır: 
 
  • Çalışan Adayı
Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Özlük, Mesleki Deneyim, Fiziksel Mekan Güvenliği
İşleme Amaçları: Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adayı Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
 
  • ÜYE Bilgileri
Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Mali, Müşteri İşlem, Fiziksel Mekan Güvenliği, Sağlık Verisi, Biyometrik Veri
İşlenme Amaçları: Üye kaydı oluşturabilmek, üyelerle birebir iletişime geçebilmek, randevu süreçlerini yönetebilmek, üye memnuniyeti ve talep yönetimini gerçekleştirebilmek, hukuki ve akdi yükümlülükleri yerine getirebilmek, ilgili mevzuatı gereğince saklanması gereken verilerinize ilişkin bilgileri belirlenen süreler dahilinde muhafaza edebilmek, işlemlerin doğru şekilde yapılabilmesi amacıyla gerektiğinde bir diğer ilgili uzmandan görüş alabilmek, üye ile UMUT VAKFI  arasında kurulan hukuki ilişkiden doğan sorumlulukları yerine getirebilmek, mali ve idari yükümlülükleri yerine getirebilmek, teknik ve ticari güvenliği sağlayabilmek ve kamusal yükümlülükleri yerine getirebilmek.   
 
  • Çalışan
Veri Kategorileri: Kimlik, İletişim, Özlük, Finans, Görsel ve İşitsel Bilgiler, Fiziksel Mekan Güvenliği,
İşlenme Amaçları: Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
 
  • Ziyaretçi
Veri Kategorileri: Fiziksel Mekan Güvenliği
İşlenme Amaçları: Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
 
6.2 Fiziksel Mekânlarda Gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri
Vakfımızın güvenliğinin sağlanması amacıyla giriş-çıkışlar kayıt altına alınabilmekte, bu amaçla kullanılmaktadır. Çalışanların veri işleme faaliyetinde bulunması UMUT VAKFI tarafından oluşturulan yetki matrisi dahilinde gerçekleştirilmekte ve çalışanlarla gerekli gizlilik sözleşmeleri imzalanmaktadır.
 
  • İnternet Sitesinde Gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri
 İnternet sitemizi ziyaret eden çevrimiçi ziyaretçilerin trafik bilgileri bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amacıyla otomatik olarak işlenmektedir. Öte yandan, 5651 Sayılı Kanun ve sair mevzuat uyarınca yer sağlayıcıların internet sitesi trafik bilgilerini kayıt ve saklama yükümlülüğü bulunmaktadır. 
6.4 Haberleşme Kanalları Üzerinden Gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri
 e-posta vb. kanallarla yapılan haberleşmeler UMUT VAKFI tarafından iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi ile talep/şikayetlerin takibi amacıyla denetlenmekte ve kaydedilmektedir. 
Veri Sahiplerinin bu kanalları yalnızca iş faaliyetleri kapsamında kullanması gerekmektedir.
 
  • KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMA AMAÇLARI VE AKTARILDIĞI KİŞİLER/KURULUŞLAR
  • Kişisel Verilerin Aktarılma Amaçları
UMUT VAKFI, kişisel verileri KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar çerçevesinde aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak aktarmaktadır: 
  • Çalışan Adayı Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, 
  • Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, 
  • Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,
  • Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi,  
  • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, 
  • Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, 
  • İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, 
  • İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi, 
  • Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
  • Veri güvenliğinin sağlanabilmesi ve denetlenebilmesi, 
  • Üye Süreçlerinin Yürütülmesi, 
  • Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi.
 
  • Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler/Kuruluşlar 
UMUT VAKFI, kişisel verileri aktarılma amacının gerektirdiği veri konusu kişi grupları ve verilerle sınırlı olarak, mevzuatın öngördüğü her türlü idari ve teknik güvenlik tedbirlerini uygulamak suretiyle aşağıda belirtilen kişi ve kuruluşlara aktarabilmektedir: 
  • Sigortalı Çalışanlarına,
  • Tedarikçilerine,
  • Mali Müşavir, Vergi ve Finans Danışmanları ve Denetçileri
  • Hukuk Danışmanı
  • Veri Tabanı (Server) Sağlayıcıları
  • Tercümanlar
  • Veri Koruma Görevlisi
  • IT Danışmanı
  • Web Danışmanı
  • Kanunlar çerçevesinde yetkilendirilmiş Kamu Kurum ve Kuruluşlarına, 
  • Yargı Makamlarına.
 
 
  • KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI VE SAKLANMA SÜRELERİ
  • Kişisel Verilerin İmhası
  • Diğer kanunlarda kişisel verilerin imhasına ilişkin yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla UMUT VAKFI, KVKK ve diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlemiş olduğu kişisel verileri, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir.
  • Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
  • Verilerin yok edilmesi; kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
  • Verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin maskeleme, değişken çıkartma, genelleştirme vb. tekniklerle başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
 
  • Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
UMUT VAKFI, kişisel verileri kanunlarda ve sair mevzuatta öngörülen süreler uyarınca saklamaktadır. Kanunlarda ve sair mevzuatta öngörülen bir saklama süresi bulunmuyorsa, kişisel veriler, UMUT VAKFI’nın Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak o kişisel veriyi işleme amacının gerçekleşmesi için gereken süre kadar saklanmakta, daha sonra periyodik imha süreleri çerçevesinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
 
  • KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN KVKK UYARINCA HAKLARI
  • VERİ SAHİBİ’NİN KVKK UYARINCA HAKLARI
Kişisel Verisi işlenen gerçek kişilerin KVKK’ nun 11. maddesi uyarıca sahip olduğu haklar aşağıdaki gibidir;
  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Veri sahiplerinin, yukarıda sıralanan haklardan kullanmak istedikleri haklar ya da talepler olması durumunda; KVKK’nın 11. Maddesinde belirtilen haklardan hangisini kullanmayı talep ettiklerini açık ve anlaşılır bir şekilde belirttikleri yazılı başvurularını, ıslak imzalı olarak ve kimliklerini ispat edecek belgelerle birlikte, UMUT VAKFI’nın Yıldız Posta Caddesi, 52/1 
Esentepe 34340 İstanbul – Türkiye adresine bizzat elden sunabilirler, noter kanalıyla gönderebilirler veya güvenli e-imza ile imzalayarak UMUT VAKFI’na ait kurumsal mail adresi olan vakif@umut.org.tr  mail adresine  iletilebilirler veyahut KVKK’da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilirler. Başvurularda, ad-soyad, imza, T.C. kimlik numarası/pasaport no/geçici kimlik no, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca zorunludur.
 
UMUT VAKFI, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
 
YÜRÜRLÜK TARİHİ           : 01.05.2024
GÜNCELLEME TARİHİ       : 01.05.2024